Số định danh hàng hóa là gì? Cách khai báo số định danh

Để áp dụng hệ thống giám sát hàng hóa tại cảng biển, mỗi lô hàng sẽ được gắn một mã số định danh hàng hóa, vậy mã số định danh hàng hóa là gì? 

Theo Tổ chức Hải quan thế giới (WCO), số định danh hàng hóa (UCR- Unique Consignment Reference) là số tham chiếu để cơ quan sử dụng và có thể được yêu cầu cung cấp cho cơ quan hải quan tại bất kỳ điểm nào trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan. Số UCR phải đảm bảo: (i) là số duy nhất ở cả phạm vi quốc gia và quốc tế; (ii) được cấp cho từng lô hàng; (iii) được khởi tạo sớm nhất có thể trong giao dịch quốc tế.

Mã số định danh hàng hóa cho phép các hệ thống thông tin khác nhau của cơ quan hải quan và các cơ quan, tổ chức liên quan kết hợp với nhau một cách hiệu quả nhất có thể. Nhờ đó, để tạo thành nguồn thông tin và tài liệu cho phép theo dõi toàn bộ lịch sử của một lô hàng; được sử dụng trong tất cả các trao đổi thông tin giữa các bên liên quan trong toàn bộ chuỗi cung ứng tới các thủ tục do cơ quan hải quan và các cơ quan quản lý nhà nước khác xử lý.

Mục tiêu chính của UCR là xác định một cơ chế chung, đủ linh hoạt để xử lý những tình huống phổ biến nhất xảy ra trong thương mại quốc tế. Cho phép xác định duy nhất dữ liệu liên quan đến một giao dịch thương mại quốc tế nhất định giữa nhà cung cấp và người mua hàng ở cả cấp quốc gia và quốc tế.

• Hướng dẫn khai báo thông tin cấp số định danh hàng hóa XNK trên phần mềm khai hải quan Ecus5.

Theo Quyết định số 1593/QĐ-BTC ngày 15/08/2017 V/v Thí điểm khai số vận đơn trên Tờ khai hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu để thực hiện quản lý, giám sát hàng hóa tự động.

* Đối với hàng nhập khẩu:
– Cấu trúc số định danh cho hàng hóa nhập khẩu:
Số định danh = Mã cảng dỡ hàng + Ngày vận đơn + Số vận đơn.
– Theo đó, người khai Hải quan sẽ khai thông tin trên tờ khai Hải quan nhập khẩu như sau:
+ Mã cảng dỡ hàng: Khai tại ô chỉ tiêu thông tin số 1.33 “địa điểm dỡ hàng” theo mã danh mục cảng biển Việt Nam (05 ký tự) được công bố trên Cổng thông tin điện tử Hải quan;
+ Ngày vận đơn + Số vận đơn: Khai liên tiếp nhau (“Ngày vận đơn” trước “Số vận đơn”) tại ô chỉ tiêu thông tin số 1.26 “số vận đơn” trên tờ khai nhập khẩu. Trong đó “Ngày vận đơn” là ngày vận đơn ghi trên vận đơn gom hàng (vận đơn dùng để khai báo tờ khai Hải quan) theo định dạng “DDMMYY” (DD- ngày, MM- tháng, YY- năm), “Số vận đơn” là số vận đơn ghi trên vận đơn gom hàng (vận đơn dùng để khai báo tờ khai Hải quan). Thông tin nhập không được có dấu cách hoặc ký tự đặc biệt như: “*,#, @, /,….”
Ví dụ: Với “Số vận đơn” là: LSHCM15, “Ngày vận đơn” là: 15/08/2017 thì sẽ khai tại ô chỉ tiêu thông tin số 1.26 “số vận đơn” trên tờ khai nhập khẩu là: 150817LSHCM15.

Khi mở tờ khai nhập khẩu doanh nghiệp cần nhập đầy đủ thông tin về “Số vận đơn” và “Ngày vận đơn”. Trong quá trình ghi dữ liệu phần mềm sẽ tự động ghép 2 thông tin này vào (số vận đơn + ngày vận đơn) và khai báo lên hệ thống Hải quan theo định dạng DDMMYY (ngày 2 số, tháng 2 số và 2 số cuối của năm). Ví dụ: 150817SOVANDON (trong đó 150817 là ngày 15/08/2017, SOVANDON là số vận đơn của tờ khai).

* Đối với hàng xuất khẩu:
– Cấu trúc số định danh cho hàng hóa xuất khẩu:
Số định danh = Đối tượng + Loại hình hàng hóa + Năm + Số tuần tự trong năm.
Trong đó:
– Đối tượng: 1 – Số định danh cấp cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu; 2 – Số định danh cấp cho doanh nghiệp kinh doanh kho bãi;
– Loại hình hàng hóa: 1 – Hàng hóa nhập khẩu; 2 – Hàng hóa xuất khẩu; 3 – Hàng hóa khác (hàng nội địa đưa vào cảng,…);
– Năm: 02 ký tự chỉ năm cấp số định danh (Ví dụ 17 thể hiện năm 2017).
– Số định danh của hàng xuất khẩu được khai tại ô chỉ tiêu thông tin số 2.24 “ Số vận đơn” trên tờ khai xuất khẩu;
– Trước khi đưa hàng vào cảng hoặc tại thời điểm đăng ký tờ khai xuất khẩu (tại thời điểm này thông thường doanh nghiệp không có số vận đơn), doanh nghiệp thông qua hệ thống khai hải quan hoặc cổng cung cấp dịch vụ công trực tuyến để lấy số định danh cho lô hàng và khai vào ô chỉ tiêu thông tin số 2.24 “ Số vận đơn” trên tờ khai xuất khẩu;

CÁCH LẤY SỐ ĐỊNH DANH:

Cách 1:

vào menu Tờ khai xuất nhập khẩu ➡ Khai báo bổ sung ➡ Đăng ký số định danh hàng hóa: thực hiện khai báo lên hệ thống Hải quan lấy số định danh (hoặc trên tờ khai xuất tại mục số vận đơn nhấn vào nút Đăng ký để thực hiện đăng ký số định danh với Hải quan).

Cách 2:
– Lấy số định danh trên dịch vụ công trực tuyến, người khai thực hiện theo hướng dẫn sau:
(1) Truy cập vào địa chỉ: pus.customs.gov.vn;
(2) Đăng nhập bằng tài khoản;
(3) Vào menu “Định danh hàng hóa”;
(4) Chọn chức năng cấp mới:
(5) Nhập thông tin vào mẫu gồm: Đối tượng xin cấp (DN XNK, DN kho, bãi, cảng); Loại hàng hóa (Nhập khẩu, Xuất khẩu, Khác); Mã số thuế;
(6) Nhấn nút “Cấp mới” để nhận thông báo cấp Số định danh.